Contabilidad para financieras y casas de cambio: cómo llevarla día a día

En una financiera o una casa de cambio conviven dos contabilidades. La del dueño contesta cuánta plata hay hoy en cada caja, quién te debe y cuánto ganaste. La del contador lleva los libros y los impuestos. Esta guía es sobre la primera, la del día a día, y sobre cómo le llega ordenada al contador.

La complicación es la misma en todas: se trabaja en varias monedas, una parte de la plata está en la calle (préstamos, cheques, cuentas corrientes) y las cotizaciones se mueven todos los días.

La contabilidad del dueño y la del contador

TrackeAR Pro lleva la contabilidad de gestión: registra todo lo que pasa en el mostrador y en la tesorería, y de ahí sale el número que le importa al dueño. Tu contador usa eso para su trabajo.

No tenés que adaptar tu operatoria a un plan de cuentas: cargás como se habla en el mostrador, y a fin de mes le pasás todo a tu contador en Excel o PDF.

Moneda extranjera: todo a una moneda para poder sumar

No se pueden sumar pesos con dólares y euros. Para saber cuánto tiene la casa, cada moneda se pasa a una sola, que suele ser el dólar.

• A qué cotización: a la de referencia, el promedio entre compra y venta. Las monedas con precio fijo, como el euro a 1,23, van a ese precio.
• Con qué cotización se valuó: queda guardado, así el número de un día se puede explicar después.
• El costo de cada moneda: el costo promedio se recalcula con cada compra y cada venta, operación por operación.
• La moneda en que mirás: dólares o, si preferís, pesos o euros.

La caja: un libro que no se borra

Cada caja, sea efectivo, banco o cuenta digital, tiene su libro de movimientos. Un movimiento registrado no se edita ni se borra: si hubo un error, se anula con un movimiento en contra y el historial muestra las dos cosas.

• Arqueo: contás billete por billete y la app te dice si cuadra, si sobra o si falta. El faltante o el sobrante queda registrado y va al resultado.
• Cierre del día: cada caja con su saldo inicial, sus entradas, sus salidas y su arqueo, listo para imprimir o guardar en PDF. Después del cierre no se aceptan movimientos con fecha anterior.
• Extractos del banco: importás el CSV del banco o de Mercado Pago y se concilian solos los movimientos que coinciden en importe y fecha.

Lo que te deben también es tuyo

Un préstamo desembolsado o un cheque comprado sacan plata de la caja, pero no son un gasto: son plata que te deben. Por eso entran al patrimonio.

• Cuentas corrientes: lo que te debe cada cliente y lo que le debés, en cada moneda, también con las contrapartes.
• Préstamos: suman por el capital que falta cobrar, y el interés cobrado va al resultado. El detalle está en gestión de préstamos.
• Cheques: la cartera vale el nominal y tiene su propia caja, separada del efectivo. Lo contamos en control de cheques.

Gastos y socios

Cada gasto se carga con su categoría (sueldos, alquiler, costos fijos, varios o las tuyas) y le adjuntás la factura o el recibo. Los gastos fijos los cargás una vez: se generan solos en cada período y, si querés, se ajustan por el IPC del INDEC o por un porcentaje fijo.

Los aportes, los retiros y los dividendos quedan a nombre de cada socio. Un retiro no se resta de la ganancia: es plata que sale para el socio, y el resultado del negocio no cambia.

El resultado del mes, en dólares

La ganancia del mes es cuánto creció el patrimonio contra la foto del 1° a las 00:00, sin contar los aportes, los retiros ni los saldos con los que arrancaste. La misma cuenta, contra la foto de las 00:00, da la ganancia del día.

En Resultados ves de dónde salió: comisiones, intereses de préstamos, otros ingresos, gastos, faltantes y sobrantes, cheques perdidos, quitas, y lo que dejaron el cambio y las cotizaciones. La cuenta, paso a paso, está en cómo calcular la ganancia.

Al cerrar el mes queda la foto: la caja valuada, las posiciones por moneda, las cotizaciones usadas y el resultado. Lo que anulás hoy cuenta hoy, y no cambia el resultado de un mes que ya cerraste.

Qué le pasás a tu contador a fin de mes

Lo invitás con el rol Contador: entra con su usuario, ve operaciones, cajas, cotizaciones, clientes, cuentas corrientes, préstamos, gastos, socios, resultados y cierres, y exporta. No puede cargar ni cambiar nada.

En Exportar elegís el período y bajás:

• Un Excel con una hoja por tema: operaciones, movimientos de cada caja, arqueos, cuentas corrientes con sus cobros y pagos, préstamos y cuotas, cheques, clientes, cotizaciones, socios, cierres de mes y auditoría.
• Un PDF para auditar, con páginas numeradas, caja por caja con su saldo inicial y final, y una huella para comprobar que nadie lo tocó.
• CSV de cada pantalla, si solo necesita una parte, como el estado de cuenta de un cliente o el cierre de un día.

Si llevás todo esto en una planilla, el sistema para financieras y el sistema para casas de cambio muestran cómo queda cada parte en TrackeAR Pro.