Control de cheques: cartera, descuento, endoso y rechazo

Si comprás cheques, necesitás saber en cualquier momento cuántos tenés en cartera, cuánto pagaste por ellos, cuáles vencen esta semana y cuáles volvieron rechazados.

En una planilla de cheques en Excel, eso depende de que alguien actualice cada fila a mano. Así aparecen el cheque cobrado que sigue en la lista, el rechazado que nadie le reclamó al cliente y la cartera sumada a la caja.

El control de cheques de TrackeAR Pro sigue cada cheque con su estado, y el estado cambia solo con cada operación que cargás.

Del descuento al cobro

Comprar un cheque con descuento es una operación más, como comprar dólares. Entra el cheque a la cartera por su nominal en pesos y sale lo que pagaste. La cotización es cuánto pagás por cada peso nominal: 0,95 es un 5 % de descuento.

Son valores de ejemplo. En la pantalla Cheques, ese descuento también se ve como porcentaje sobre lo que pagaste: 5,26 % en este caso.

Para cobrar, endosar o marcar rechazados varios cheques juntos, los elegís de la cartera y el monto lo pone la suma de sus nominales.

Los estados de cada cheque

Hay dos controles que una planilla no tiene. El mismo cheque, con el mismo banco y número, no entra dos veces a la cartera. Y la compra de un cheque que ya se cobró, se endosó o está en proceso no se puede anular: así, un cheque no se cobra dos veces.

Cheques físicos y echeq, en la misma cartera

Al comprarlo, marcás si el cheque es físico o echeq, y cargás número, banco, librador, CUIT del librador, fecha de pago y fecha de emisión. Los dos tipos van a la misma cartera y pasan por los mismos estados. En la lista, el echeq lleva su etiqueta.

Vencimientos: lo vencido y lo que vence esta semana

Arriba de la pantalla Cheques tenés cuatro números: lo que hay en cartera (y lo que pagaste por eso), el descuento por realizar, los vencidos que siguen en cartera y lo que vence en los próximos 7 días. La lista se ordena por fecha de pago.

Además, en Hoy, "Requiere atención" te avisa cada cheque vencido que sigue en cartera y cada uno que vence en 3 días o menos.

Cheques a completar

Si tu planilla no tiene el número, el banco o la fecha de pago de un cheque, igual lo cargás: marcás "Faltan datos (se completan después)". Queda con la marca "A completar" y avisa en Hoy hasta que cargás lo que falta. Mientras tanto, lo podés cobrar o endosar igual.

Cuando un cheque se rechaza

Los cheques rechazados se cargan eligiéndolos de la cartera. Lo que pasa después depende de si cargás el rechazo con el cliente:

• Con el cliente: el cheque sale de la cartera y nace sola una deuda a cobrar a su nombre, por el nominal en pesos. En Cheques ves cuánto falta cobrar de los rechazados.
• Sin cliente: el cheque sale de la cartera y no queda deuda. En Resultados, ese nominal aparece como "Cheques perdidos".

Si cargaste un rechazo por error, lo anulás: el cheque vuelve a la cartera y la deuda se anula con él. Si esa deuda ya tiene cobros, primero anulás los cobros.

Un cheque en cartera no es plata disponible

El cheque es tuyo, pero hasta que se acredita no sirve para pagarle a nadie. Por eso, en Hoy, el disponible no cuenta la cartera: los cheques aparecen aparte, con la aclaración "No suman al disponible hasta acreditarse". Y el arqueo del día cuenta las cajas, no la cartera, que se revisa en Cheques.

Cómo entra todo esto en la cuenta del patrimonio lo explicamos en cómo calcular la ganancia de una financiera.

El descuento es negocio, no una alerta

TrackeAR Pro avisa cuando una operación se hace a una cotización lejos de la referencia (por defecto, más de un 3 %). La compra de cheques queda afuera: un cheque comprado a 0,95 siempre está 5 % abajo de su nominal, y ese descuento es tu negocio, no un error de carga.

De la planilla de cheques al sistema

Si hoy llevás los cheques en Excel, la planilla necesita una fila por cheque y, como mínimo, estas columnas: número, banco, librador, CUIT del librador, fecha de emisión, fecha de pago, nominal, lo que pagaste, quién te lo entregó, estado y fecha en que salió de la cartera. Ordenala por fecha de pago y mirá todos los días los que vencen y siguen en cartera: son plata que todavía no entró.

Con las plantillas de Excel de TrackeAR Pro importás tus clientes, los saldos de las cajas, las cuentas corrientes y las operaciones. Los cheques se cargan desde Operar, con "Comprar cheque". Conviene importar primero los clientes: así, cada cheque se carga eligiendo quién te lo entregó, y si a uno le faltan datos, lo cargás "a completar".

Los cheques conviven con el resto de la operatoria: el cambio en todas tus monedas, las operaciones entre cajas y plazas y los préstamos van al mismo sistema. Mirá el sistema para mesas de dinero o todo lo que incluye TrackeAR Pro.